ONTHAAL EN INWERKEN

Home
/
Werkgever
/
Onthaal en inwerken

Dienstverlening

Een vlotte samenwerking op de werkvloer vanaf de start?

Mentoropleiding

Met een mentoropleiding ondersteunt u één of enkele werknemers in de rol van mentor. Hij krijgt tips en handvaten om de nieuwe collega wegwijs te maken in uw bedrijf, in te werken in zijn job, taken en werkprocedures, en te integreren in het team en de bedrijfscultuur. Een mentor is het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen van een nieuwe werknemer en zorgt ervoor dat u tijd bespaart.

Meer info & contact:

Mentoropleidingen

Job- en taalcoaching op de werkvloer

Een bedrijfsexterne coach ondersteunt uw werknemer vanaf de start op én naast de werkvloer bij het inwerken in de job en het functioneren in uw team en bedrijfscultuur. Ook uw leidinggevende en team krijgen coaching over: communicatie en samenwerking, duidelijk algemeen Nederlands, betrokkenheid creëren, hulpmiddelen bij coaching van anderstaligen, werkprocessen visueel maken, … Met taalcoaching wordt extra aandacht besteed aan taal (en vakjargon) op de werkvloer en hoe uw leidinggevende en team de werknemer hierin kunnen ondersteunen. Een job- en taalcoach is een aanspreekpunt voor zowel de werknemer en uw leidinggevende en zorgt ervoor dat u tijd bespaart.

Meer info & contact:

Job- en taalcoaching

Vorming over toegankelijk communiceren

Met tips & tricks leren uw leiding en team op een interactieve manier vlotter mondeling en/of schriftelijk communiceren met werknemers met een migratieachtergrond. Ze leren om werkbonnen, veiligheidsvoorschriften, werkprocedures, onthaalbrochure,… over te brengen in duidelijke en eenvoudige taal. Uw team leert welke communicatievormen en ondersteunende middelen ze kunnen inzetten bij elk taalniveau (bijvoorbeeld: pictogrammen of apps gebruiken, oefenkansen Nederlands opstarten, …).

Meer info & contact:

Agentschap Integratie en Inburgering

Vorming over omgaan met diversiteit

Samen met uw team en de nieuwe werknemer bekijkt u hoe diversiteit een plaats krijgt op uw werkvloer, hoe er wordt omgegaan met diverse culturen en gewoontes en hoe u drempels kan wegwerken. De opleider gaat in op ervaringen en knelpunten uit de praktijk en coacht uw team naar een passende aanpak. Deze vorming kan ook gekoppeld worden aan informatie, advies, begeleiding, werksessies of een combinatie van deze werkvormen. 

Meer info & contact:

Agentschap Integratie en Inburgering

Een werknemer die zo snel mogelijk rendeert én aan boord blijft?

Leren op de werkvloer

Via werkplekleren (IBO(T), BIS, stages, …) en leren op de werkvloer (artikel 60/61, vrijwilligerswerk, …) ervaart u welke skills uw nieuwe werknemer heeft en hoe de samenwerking verloopt. U kan in een leertraject hard en soft skills verder trainen/aanleren. De werknemer, uw leiding en team krijgen vaak ook coaching op vlak van soft skills en integratie op de werkvloer. Bovendien vangt u het mogelijke productiviteitsverlies van de eerste maanden op door een lagere loonkost. Voordelig voor u én kandidaat werknemers met weinig ervaring krijgen kansen.

Meer info & contact:

VDAB werkplekleren

OCMW artikel 60

Beroepsopleiding

Via een beroepsopleiding kan uw werknemer jobspecifieke skills en kennis verwerven. Er zijn verschillende vormen van beroepsopleidingen, georganiseerd door diverse partners. Sectorale vormingsfondsen voorzien sectorspecifieke dagopleidingen of bijscholingen, VDAB organiseert dagopleidingen en online cursussen, hogescholen en universiteiten organiseren onderwijs voor werkende studenten, de Centra voor Volwassenenonderwijs voorzien dag- en avondonderwijs en Syntra organiseert avondonderwijs en bijscholingen.

Meer info & contact:

Sectorale vormingsfondsen

VDAB

Hogescholen en Universiteiten

Centra voor Volwassenenonderwijs

Syntra

Job- en taalcoaching op de werkvloer

Een bedrijfsexterne coach ondersteunt uw nieuwe werknemer op én naast de werkvloer bij het inwerken in de job, en het functioneren in uw team en bedrijfscultuur. Ook uw leidinggevende en team kunnen rekenen op coaching over: communicatie en samenwerking, duidelijk algemeen Nederlands, openheid en betrokkenheid creëren, hulpmiddelen bij coaching van anderstaligen, … Met taalcoaching besteedt de coach aandacht aan taal (en vakjargon) op de werkvloer en hoe uw leidinggevende en team de werknemer kunnen ondersteunen. Een job- en taalcoach is een aanspreekpunt voor de werknemer en uw leidinggevende én zorgt ervoor dat u tijd bespaart.

Meer info & contact:

Job-en taalcoaching

Opleiding waarderend coachen van teams en medewerkers

Uw leidinggevende krijgt tips en handvaten om de nieuwe collega te motiveren en bij te sturen waar nodig. De coach besteedt aandacht aan een actieplan waarin hard en soft skills, kennis van het Nederlands en het welbevinden op de werkvloer centraal staan. Dit biedt handvaten om de werknemer op te volgen en te coachen in zijn loopbaanontwikkeling. Zo vergroot u de kans op kundige en tevreden werknemers die u langer aan boord houdt.

Meer info & contact:

Stebo

Opleiding Nederlands op of naast de werkvloer

De werknemer met migratieachtergrond kan een opleiding Nederlands volgen op de werkvloer. Daarin oefent hij het Nederlands dat nodig is om de job goed uit te voeren. Ook collega’s en leidinggevenden leren hoe ze helder kunnen communiceren met de werknemer. Werft u een werknemer met migratieachtergrond aan via een IBO? Dan krijgt hij gratis taalcoaching.

Voor een taalopleiding buiten de eigen werkvloer, verwijst u de werknemer door naar het Agentschap voor Integratie en Inburgering. Zij screenen het taalniveau Nederlands en de leervaardigheid. Op basis hiervan verwijzen ze uw werknemer door naar de meest passende opleiding bij een centrum voor Basiseducatie (CBE), een centrum voor Volwassenenonderwijs (CVO) of een universitair talencentrum.

Meer info & contact:

Nederlands op de werkvloer

Nederlands naast de werkvloer

Job- en teamcrafting

Uw werknemer doorloopt een proces waarbij hij de beste combinatie zoekt tussen zijn werkdoelen en eigen talenten, drijfveren en voorkeuren in werkstijl. Rekening houdend met organisatiedoelstellingen en regelruimte in uw bedrijf. Met kleine aanpassingen op vlak van taken, werkomstandigheden, samenwerking of werkperceptie kan u een grote impact realiseren. Dit proces kan u ook op teamniveau doorlopen. Zo kan u ieder teamlid op zijn talenten inzetten, werkbare jobs realiseren en absenteïsme voorkomen, terwijl u de doelstellingen van uw bedrijf behaalt.

Meer info & contact:

Stebo

Workinc

I-Diverso

Agentschap Integratie en Inburgering

Tips

Welbevinden en integratie op de werkvloer

Voorzie een onthaalprocedure met oog voor taal en cultuur.

Gebruik hiervoor deze checklist. Laat een mentor/peter/meter een onthaalbrochure met info over uw bedrijf (organogram, missie, visie, …) en praktische info (werktijden, huisregels, verlofregeling, organogram, …) rustig overlopen met de nieuwe werknemer. Een voorbeeld vindt u hier. Deze checklist geeft een overzicht van info die de werknemer moet krijgen. Volg de start van de nieuwe werknemer op met deze onthaalchecklist.

Zorg voor een diverse samenstelling van uw team.

Kondig de opstart van een nieuwe werknemer aan.

Maak de nieuwe werknemer wegwijs in uw bedrijf.

Focus niet alleen op het inwerken in de job maar introduceer de werknemer bij collega’s en interne diensten tijdens een rondleiding. Informeer hem over de bedrijfscultuur en geef hem tijd om te wennen aan de nieuwe werksituatie. Een warm onthaal stopt niet na één dag of week. Het is een leer- en integratieproces. Bevraag ook uw team over hoe de nieuwe werknemer wordt opgenomen. Doe aanpassingen aan uw bedrijfscultuur wanneer u merkt dat niet iedereen zich thuis voelt in uw organisatie.

Bespreek gewoontes en verwachtingen op vlak van gedrag en attitude.

Wat voor ons vanzelfsprekend is op vlak van werk(ethos), is dat voor iemand met migratieachtergrond mogelijk niet. Vaak speelt cultuur een rol. Enkele voorbeelden:

Hoort het om een leidinggevende aan te kijken tijdens een gesprek of net niet?
Wordt er verwacht om te wachten op taken of moet men net initiatief nemen en meedenken over wat efficiënter kan en eigen taken organiseren?
Is het zwak om fouten te maken en verberg je deze om je status hoog te houden of leer en groei je door fouten te maken en toe te geven?

Beschrijf welk gedrag past bij uw bedrijfscultuur en – communicatie. Benoem onverwacht gedrag en ga hierover in gesprek. Nodig de werknemer uit om hetzelfde te doen. Met wederzijds begrip en dialoog voorkomt u misverstanden en overbrugt u cultuurverschillen.

Hou rekening met taboes.

Wees u ervan bewust dat zelfreflectie Westers is.

Mensen met een migratieachtergrond zijn Westerse evaluatiegesprekken niet gewoon. Daardoor kunnen ze als ‘oppervlakkig’ of ‘ondoordacht’ overkomen. Ondersteun hen door uw vraagstelling zo concreet mogelijk te maken. Bijvoorbeeld: "Kijk eens naar jouw taken. Welke taken kan jij nog sneller/beter/efficiënter doen? Wat heb je daarvoor nodig?" Geef hen tijd om hier vooraf over na te denken. Herhaal regelmatig en vraag door, zodat zelfreflectie gestimuleerd wordt.

Beschouw een gesprek met een leidinggevende niet als evidentie.

Verwijs door bij niet werk gerelateerde vragen.

Mensen met migratieachtergrond komen vaak niet uit een dienstverleningscultuur en stappen met allerlei vragen naar de leidinggevende. Bijvoorbeeld over ziekenfondsen, juridische regelingen, huisvesting, vervoer, rijbewijs, kinderopvang, … . Verwijs door of schakel een job- en taalcoach in op de werkvloer. Zo bespaart u tijd, neemt u zorgen weg bij de werknemer en voorkomt u afwezigheden.

Herken signalen van stress.

Ga om met spanningen en vragen over diversiteit op de werkvloer.

Doe dit door de acht sleutels uit het diversiteitskompas toe te passen en een goede werkomgeving te faciliteren. Nood aan een teamproces? Check het aanbod van de diversiteitsacademie of het Agentschap Integratie en Inburgering. Meer tips over cultuurgebonden en persoonlijke vragen, en omgaan met weerstanden, vindt u op hier.

Check hier hoe u discriminatie kan herkennen. Laat een mentor/peter/meter een beschermende rol opnemen, als buffer tegen discriminatie en om de collega’s te helpen sensibiliseren.

Skills

Focus op aanwezige (survival) skills en attitudes.

Heb oog voor ervaring en opleiding uit een andere context, ook hierin zitten troeven. En bekijk de meerwaarde hiervan voor uw bedrijf en de markt hier!

Een migratieproces vergt bijvoorbeeld heel wat competenties. Focus op het aanwezige leervermogen, motivatie, en initiatieven die de werknemer ondernam in het traject naar en in België.

Hard en soft skills zijn dus vaak in een andere context aanwezig. Ze kunnen ook bijgeschaafd of geleerd worden via een groeitraject. Bijvoorbeeld via voordelige tewerkstellingsvormen met opleiding op uw werkvloer.

Heb vertrouwen in de nieuwe werknemer.

Stel een teamlid aan als mentor/peter/meter.

Een mentor zorgt dat de werknemer met migratieachtergrond wordt opgenomen in uw team. Kies iemand met een open houding tegenover andere culturen, die goed is in netwerken en die motiveert om sociale en informele regels in uw bedrijf te volgen. Bekijk ook wie goed is in het aanleren van de job en bijhorende taken. Verdeel de rol over meerdere personen als u deze aspecten niet terugvindt bij één persoon.

Het kan waardevol zijn een mentor te kiezen met een andere culturele achtergrond. Laat bijvoorbeeld iemand met Marokkaanse roots als mentor optreden voor een nieuwe Vlaamse medewerker. Een mentor kan zijn skills bijschaven via een mentoropleiding.

Bespreek het opleidingsplan van bij de start.

Hou ruimte voor dialoog en bepaal samen welke acties en deelstappen hij kan nemen. Stimuleer de nieuwe werknemer tot inbreng, openheid en vragen stellen. Staat hij achter de gekozen doelen? Gelooft hij in de haalbaarheid? Is er nog iets wat hem kan ondersteunen? Wat heeft hij nog nodig? Laat ruimte voor bijsturingen. Communiceer op een duidelijke en positieve manier over uw eigen bevindingen en verwachtingen. Check of jullie op dezelfde golflengte zitten en maak afspraken voor de toekomst.

Communiceer wat u verwacht van uw leiding en team.

Betrek hen vanaf de start en plan een overleg in om hen te informeren over de nieuwe werknemer, zijn taken en hoe het groeitraject zal verlopen. Maak ook taken en verantwoordelijkheden van uw leiding en team duidelijk, bijvoorbeeld in een onthaaldraaiboek. Dit kan gaan van de nieuwe collega wegwijs maken en helpen integreren, tot hem onthalen, opleiden, inwerken, corrigeren, ... . Zo voorkomt u onduidelijkheden en creëert u betrokkenheid. Zowel uw leiding, team als de nieuwe werknemer moeten openstaan voor een groeitraject.

Creëer dialoog tussen werknemer en werkomgeving.

Samenwerken vraagt een aanpassing en social skills van zowel de nieuwe werknemer als zijn werkomgeving. Samenwerken en inwerken is een wederzijds proces van elkaars gewoontes, waarden, cultuur en communicatievormen leren kennen en afstemmen. Creëer dialoog tijdens informele momenten zodat collega’s elkaar leren kennen en begrip opbrengen voor elkaars anders zijn. Een mentor kan dit faciliteren en tegelijk ook de grenzen en regels van uw bedrijf in het gesprek brengen.

Coach de werknemer en check zijn noden.

Voorzie regelmatig korte opvolgings- en feedbackgesprekken en focus op wat de werknemer de komende dagen/week moet leren. Bespreek bijvoorbeeld wekelijks 10 minuten wat er goed loopt, wat beter kan en wat hij daarvoor nodig heeft. Check hoe hij zich voelt en welke noden hij heeft. Stem daarop uw opleidingsaanbod af. Leg uit dat het belangrijk is te weten wat (niet) goed loopt, om een gepaste opleiding te kunnen bieden.

Bied gepaste opleidingsmogelijkheden aan.

Moeten er nog skills aangeleerd of bijgeschoold worden? Check het aanbod van uw sector- en/of vormingsfonds, met vaak relevante opleidingen qua hard en soft skills. Bekijk welke financiële ondersteuning mogelijk is. Denk aan de KMO-portefeuille voor opleiding, en aan opleidings- of begeleidingspremies via uw sector- of vormingsfonds.

Werknemers uit de privésector hebben recht om erkende opleidingen te volgen, tijdens de arbeidstijd. U kan hiervoor een terugbetaling vragen. Meer info vindt u hier.

Check in welke taal een opleiding opportuun is.

Sommige sectorfondsen bieden opleidingen aan in de verschillende landstalen, of in het Engels. Spreekt uw werknemer beter Frans of Engels? Bespreek samen met hem en het sectorfonds in welke taal hij de opleiding best volgt.

Moet de kennis vooral duidelijk en gedetailleerd zijn, kies dan voor de meest gekende taal. Moet hij zijn vakjargon uitbreiden, laat hem dan een opleiding volgen van een thema dat hij gedeeltelijk kent, zodat hij meer kan focussen op vaktaal.

Taal

Zorg dat uw onthaalbrochure eenvoudig en duidelijk is.

Voorkom miscommunicatie vanaf de start.

Versterk uw medewerkers in hun communicatie met de nieuwe werknemer.

In de communicatiewaaier van het Agentschap Integratie en Inburgering vindt u praktische tools zoals vertaalapps, pictogrammenboekjes, … Het beslismodel maakt voor uw medewerkers duidelijk welke taal ze best gebruiken bij het niveau Nederlands van de werknemer. Reik tips aan over duidelijk en efficiënt communiceren, taal op de werkvloer en duidelijk mondeling en mondeling taalgebruik.

Stimuleer een nieuwe werknemer om Nederlands te spreken.

Creëer oefenkansen om het Nederlands in de praktijk te gebruiken. Bespreek dit met uw leiding en neem dit op in het groeiplan. Schakel ook de collega’s in en informeer hen over wat zij kunnen bijdragen. Meer tips over Nederlands leren en oefenen op en naast de werkvloer, vindt u hier.

Bekijk ook per situatie of enkel Nederlands spreken op de werkvloer het beste is. Soms zijn andere talen op de werkvloer een meerwaarde: enkele tips.

Moedig uw leiding en collega’s aan om algemeen en eenvoudig Nederlands te spreken.

Stimuleer uw leiding om eenvoudige taal en visuele middelen te gebruiken in werkprocedures en -instructies.

Hier vindt u taaltips, een pagina met tips en een inspiratielijst met makkelijke vervangwoorden. Gebruik visuele hulpmiddelen om tekst te verduidelijken. Denk aan pictogrammenboekjes en/of vertaalapps, of een zelf opgenomen filmpje waarin handelingen worden uitgelegd terwijl ze getoond worden. Inspiratie en voorbeelden vindt u in deze blog, en de websites van diversiteitspraktijk en klaretaal. Ondersteuning nodig? Een taalcoach of één van volgende organisaties kan u helpen.

Focus op klantencommunicatie met taalcoaching.

Wilt uw werknemer nog investeren in het Nederlands?

Wil u leren uit praktijkervaringen van andere werkgevers?