Welbevinden en integratie op de werkvloer
Gebruik hiervoor deze checklist. Laat een mentor/peter/meter een onthaalbrochure met info over uw bedrijf (organogram, missie, visie, …) en praktische info (werktijden, huisregels, verlofregeling, organogram, …) rustig overlopen met de nieuwe werknemer. Een voorbeeld vindt u hier. Deze checklist geeft een overzicht van info die de werknemer moet krijgen. Volg de start van de nieuwe werknemer op met deze onthaalchecklist.
Zet mensen met verschillende (culturele) achtergronden samen. Dit bevordert het aanleren van praktisch/vaktechnisch Nederlands én de integratie van een nieuwe werknemer zowel in het team als op de werkvloer.
Dit kan tijdens een overlegmoment, via mail, intranet, een nieuwsbrief of vraag of de nieuwe werknemer zichzelf wil voorstellen via één van deze kanalen. Laat hem vertellen over zijn competenties, hobby’s, interesses, …
Focus niet alleen op het inwerken in de job maar introduceer de werknemer bij collega’s en interne diensten tijdens een rondleiding. Informeer hem over de bedrijfscultuur en geef hem tijd om te wennen aan de nieuwe werksituatie. Een warm onthaal stopt niet na één dag of week. Het is een leer- en integratieproces. Bevraag ook uw team over hoe de nieuwe werknemer wordt opgenomen. Doe aanpassingen aan uw bedrijfscultuur wanneer u merkt dat niet iedereen zich thuis voelt in uw organisatie.
Wat voor ons vanzelfsprekend is op vlak van werk(ethos), is dat voor iemand met migratieachtergrond mogelijk niet. Vaak speelt cultuur een rol. Enkele voorbeelden:
- Hoort het om een leidinggevende aan te kijken tijdens een gesprek of net niet?
- Wordt er verwacht om te wachten op taken of moet men net initiatief nemen en meedenken over wat efficiënter kan en eigen taken organiseren?
- Is het zwak om fouten te maken en verberg je deze om je status hoog te houden of leer en groei je door fouten te maken en toe te geven?
Beschrijf welk gedrag past bij uw bedrijfscultuur en – communicatie. Benoem onverwacht gedrag en ga hierover in gesprek. Nodig de werknemer uit om hetzelfde te doen. Met wederzijds begrip en dialoog voorkomt u misverstanden en overbrugt u cultuurverschillen.
In iedere cultuur heersen er taboes. In België wordt bijvoorbeeld niet openlijk over loon gesproken, in bepaalde andere culturen niet over vrouwen. Spreek het – zonder oordelen - uit als een werknemer met migratieachtergrond een onderwerp aanbrengt dat niet gepast is. Nodig hem vanaf het begin ook uit om hetzelfde te doen.
Mensen met een migratieachtergrond zijn Westerse evaluatiegesprekken niet gewoon. Daardoor kunnen ze als ‘oppervlakkig’ of ‘ondoordacht’ overkomen. Ondersteun hen door uw vraagstelling zo concreet mogelijk te maken. Bijvoorbeeld: "Kijk eens naar jouw taken. Welke taken kan jij nog sneller/beter/efficiënter doen? Wat heb je daarvoor nodig?" Geef hen tijd om hier vooraf over na te denken. Herhaal regelmatig en vraag door, zodat zelfreflectie gestimuleerd wordt.
Zelfs in een open bedrijfscultuur kan een gesprek met een leidinggevende niet evident zijn. Bevraag hoe de bedrijfsculturen er gewoonlijk uitzien in het land van origine, en hoe werknemers er horen om te gaan met leiding en bazen.
Mensen met migratieachtergrond komen vaak niet uit een dienstverleningscultuur en stappen met allerlei vragen naar de leidinggevende. Bijvoorbeeld over ziekenfondsen, juridische regelingen, huisvesting, vervoer, rijbewijs, kinderopvang, … . Verwijs door of schakel een job- en taalcoach in op de werkvloer. Zo bespaart u tijd, neemt u zorgen weg bij de werknemer en voorkomt u afwezigheden.
Voelt uw werknemer zich niet goed, ondanks dat u investeerde in het inwerken in de job én integratie in het team? Mogelijk is dit een signaal dat hij stress ervaart of de impact van een trauma zijn algemeen functioneren belemmert. Praat erover en/of verwijs door naar professionele hulp. U kan Solentra inschakelen voor begeleiding of inhoudelijke vragen aan een psycholoog.
Doe dit door de acht sleutels uit het diversiteitskompas toe te passen en een goede werkomgeving te faciliteren. Nood aan een teamproces? Check het aanbod van de diversiteitsacademie of het Agentschap Integratie en Inburgering. Meer tips over cultuurgebonden en persoonlijke vragen, en omgaan met weerstanden, vindt u op hier.
Check hier hoe u discriminatie kan herkennen. Laat een mentor/peter/meter een beschermende rol opnemen, als buffer tegen discriminatie en om de collega’s te helpen sensibiliseren.
Check uw onthaalbrochure op eenvoudige taal en herschrijf waar nodig in eenvoudige zinnen, verduidelijk tekst met afbeeldingen, of verwijs naar bedrijfsfilmpjes die tonen wat er verwacht wordt of hoe procedures in elkaar zitten.
Laat een job-en taalcoach een onthaaldag meevolgen en bezorg hem de werkinstructies en -procedures. In een gesprek met de werknemer kan hij checken of alle info duidelijk is. Indien nodig, krijgt uw leiding tips over hoe info toegankelijk of visueel gemaakt kan worden.
In de communicatiewaaier van het Agentschap Integratie en Inburgering vindt u praktische tools zoals vertaalapps, pictogrammenboekjes, … Het beslismodel maakt voor uw medewerkers duidelijk welke taal ze best gebruiken bij het niveau Nederlands van de werknemer. Reik tips aan over duidelijk en efficiënt communiceren, taal op de werkvloer en duidelijk mondeling en mondeling taalgebruik.
Creëer oefenkansen om het Nederlands in de praktijk te gebruiken. Bespreek dit met uw leiding en neem dit op in het groeiplan. Schakel ook de collega’s in en informeer hen over wat zij kunnen bijdragen. Meer tips over Nederlands leren en oefenen op en naast de werkvloer, vindt u hier.
Bekijk ook per situatie of enkel Nederlands spreken op de werkvloer het beste is. Soms zijn andere talen op de werkvloer een meerwaarde: enkele tips.
Hier vindt u taaltips, een pagina met tips en een inspiratielijst met makkelijke vervangwoorden. Gebruik visuele hulpmiddelen om tekst te verduidelijken. Denk aan pictogrammenboekjes en/of vertaalapps, of een zelf opgenomen filmpje waarin handelingen worden uitgelegd terwijl ze getoond worden. Inspiratie en voorbeelden vindt u in deze blog, en de websites van diversiteitspraktijk en klaretaal. Ondersteuning nodig? Een taalcoach of één van volgende organisaties kan u helpen.
Bent u ervan overtuigd dat uw klanten een perfecte taalkennis Nederlands verwachten? Maakt u zich zorgen dat u klanten verliest wanneer werknemers geen perfect Nederlands kunnen? Een bedrijfsexterne taalcoach kan uw nieuwe werknemer ondersteunen op vlak van taal, integratie en klantencommunicatie.
Verwijs hem door naar het Agentschap Integratie & Inburgering. De werknemer krijgt informatie over de cursus die het beste aansluit bij zijn mogelijkheden en verwachtingen. Hier vindt u nog andere mogelijkheden om Nederlands te leren en te oefenen. Ontdek met deze tips van VDAB hoe u hem kan ondersteunen op de werkvloer.
Heb oog voor ervaring en opleiding uit een andere context, ook hierin zitten troeven. En bekijk de meerwaarde hiervan voor uw bedrijf en de markt hier!
Een migratieproces vergt bijvoorbeeld heel wat competenties. Focus op het aanwezige leervermogen, motivatie, en initiatieven die de werknemer ondernam in het traject naar en in België.
Hard en soft skills zijn dus vaak in een andere context aanwezig. Ze kunnen ook bijgeschaafd of geleerd worden via een groeitraject. Bijvoorbeeld via voordelige tewerkstellingsvormen met opleiding op uw werkvloer.
Geloof en vertrouwen in de nieuwe werknemer is een voorwaarde voor een succesvolle tewerkstelling. Als de werknemer zich goed voelt op uw werkvloer, is er vaak groei mogelijk.
Een mentor zorgt dat de werknemer met migratieachtergrond wordt opgenomen in uw team. Kies iemand met een open houding tegenover andere culturen, die goed is in netwerken en die motiveert om sociale en informele regels in uw bedrijf te volgen. Bekijk ook wie goed is in het aanleren van de job en bijhorende taken. Verdeel de rol over meerdere personen als u deze aspecten niet terugvindt bij één persoon.
Het kan waardevol zijn een mentor te kiezen met een andere culturele achtergrond. Laat bijvoorbeeld iemand met Marokkaanse roots als mentor optreden voor een nieuwe Vlaamse medewerker. Een mentor kan zijn skills bijschaven via een mentoropleiding.
Hou ruimte voor dialoog en bepaal samen welke acties en deelstappen hij kan nemen. Stimuleer de nieuwe werknemer tot inbreng, openheid en vragen stellen. Staat hij achter de gekozen doelen? Gelooft hij in de haalbaarheid? Is er nog iets wat hem kan ondersteunen? Wat heeft hij nog nodig? Laat ruimte voor bijsturingen. Communiceer op een duidelijke en positieve manier over uw eigen bevindingen en verwachtingen. Check of jullie op dezelfde golflengte zitten en maak afspraken voor de toekomst.
Betrek hen vanaf de start en plan een overleg in om hen te informeren over de nieuwe werknemer, zijn taken en hoe het groeitraject zal verlopen. Maak ook taken en verantwoordelijkheden van uw leiding en team duidelijk, bijvoorbeeld in een onthaaldraaiboek. Dit kan gaan van de nieuwe collega wegwijs maken en helpen integreren, tot hem onthalen, opleiden, inwerken, corrigeren, ... . Zo voorkomt u onduidelijkheden en creëert u betrokkenheid. Zowel uw leiding, team als de nieuwe werknemer moeten openstaan voor een groeitraject.
Samenwerken vraagt een aanpassing en social skills van zowel de nieuwe werknemer als zijn werkomgeving. Samenwerken en inwerken is een wederzijds proces van elkaars gewoontes, waarden, cultuur en communicatievormen leren kennen en afstemmen. Creëer dialoog tijdens informele momenten zodat collega’s elkaar leren kennen en begrip opbrengen voor elkaars anders zijn. Een mentor kan dit faciliteren en tegelijk ook de grenzen en regels van uw bedrijf in het gesprek brengen.
Voorzie regelmatig korte opvolgings- en feedbackgesprekken en focus op wat de werknemer de komende dagen/week moet leren. Bespreek bijvoorbeeld wekelijks 10 minuten wat er goed loopt, wat beter kan en wat hij daarvoor nodig heeft. Check hoe hij zich voelt en welke noden hij heeft. Stem daarop uw opleidingsaanbod af. Leg uit dat het belangrijk is te weten wat (niet) goed loopt, om een gepaste opleiding te kunnen bieden.
Moeten er nog skills aangeleerd of bijgeschoold worden? Check het aanbod van uw sector- en/of vormingsfonds, met vaak relevante opleidingen qua hard en soft skills. Bekijk welke financiële ondersteuning mogelijk is. Denk aan de KMO-portefeuille voor opleiding, en aan opleidings- of begeleidingspremies via uw sector- of vormingsfonds.
Werknemers uit de privésector hebben recht om erkende opleidingen te volgen, tijdens de arbeidstijd. U kan hiervoor een terugbetaling vragen. Meer info vindt u hier.
Sommige sectorfondsen bieden opleidingen aan in de verschillende landstalen, of in het Engels. Spreekt uw werknemer beter Frans of Engels? Bespreek samen met hem en het sectorfonds in welke taal hij de opleiding best volgt.
Moet de kennis vooral duidelijk en gedetailleerd zijn, kies dan voor de meest gekende taal. Moet hij zijn vakjargon uitbreiden, laat hem dan een opleiding volgen van een thema dat hij gedeeltelijk kent, zodat hij meer kan focussen op vaktaal.
Nederlands (België) 
English (UK)